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在公司管理中，开好会议是管理的基本功，主要目的是统一团队思想，思想决定行动，思想统一了工作才能有效开展。
组织团队召开会议是管理中不可或缺的一环，它是团队成员交流、协作和决策的重要平台。有效的团队会议可以提高团队合作效率，推动工作进展，解决问题和促进团队共识。
为确保会议的高效和成果，我们要知道会议在管理中的功能是：找到问题、分析问题、解决问题（或部署工作）。
01
一、召集会议
1
确定会议召集人：
召集人是会议主题的确定者及会议进程的协调者。
2
确定会议主题：
在会议开始前，明确会议的主题，确定你希望在例会中达成的具体目标，这有助于保持会议的焦点和效果。
3
准备议程：
包括会议时间、地点、参与人。一些重要的全体会议，比如年中总结、年末年会等，需要制定一个详细的议程，包括讨论的主题、会议地点、议题的时间分配、参与者名单等。将议程提前分发给与会人员，让大家有足够的时间准备。
小常识
会议需要准备设施设备、会议材料、会议物资等，准备工作要明确责任人。
有些人是不需要参加这个会议的，人越多效率越低，所以会议无关的人就不用通知了，不然反而是在浪费他做手头事情的时间。千万不要在群里发一句：所有人，开会！
02
二、召开会议
会议开场：
会议召集人（或主持人）在会议开始时，进行简短的开场介绍，包括会议目标、议程概述，以及任何重要的信息或变化的通告。
会议讨论与议程内容：
按照议程逐个讨论各项内容。确保每个议题都得到充分讨论和解决，同时避免过度延伸讨论。
在会议中控制会议时间，避免会议时间过长，以免影响与会人员的工作进度。如果会议时间不够，可以选择拆分议题，或者将没有完成的议题移至下次会议。
记录会议要点：
任命一名记录员记录会议的重要决策、行动项、问题和下一步计划，或者部门主管记录要点。
4
会议总结和回顾：
会议结束前，会议召集人对会议进行总结，强调所做决策、明确行动计划，并回顾会议中的重要信息。
会议尽可能精简抓重点。如果是事情比较多、杂，或者大事件需要合力斟酌，也尽量控制在一个小时为最佳，因为大脑的创造力一小时内是最强最集中的，聚焦在一个小时之内解决问题。
会议一定要有结果输出，否则就是浪费精力。比如某件事的责任人是谁，具体到某一块谁负责，完成预估等等。
03
三、会后反馈与跟踪
反馈机制：
开会结束时，征求与会人员的反馈，以了解会议效果，同时为未来的例会做出改进。
发布会议纪要：
一些重要会议需发布会议纪要，确保所有相关人员都能够获得关键信息，并明确下一步行动项。
会后跟踪：
会议召集人要会后跟踪会议决议，工作落实及工作推进，并在工作进行中找到下次会议的议题。
员工如果来参加会议，全程都是听你一个人在讲，不需要任何他的反馈建议，他对于这个会议来说就是一个没有贡献的人，他就会摸手机、开小差……反正也跟他没太大关系。当你看到会议上很多人都在摸手机，说明你这个会议基本上就是无效的了。
鼓励员工参与会议，鼓励所有与会人员积极参与讨论，提出意见和建议。给予所有与会人员平等的发言机会，确保每个人都能表达自己的观点
结论
有效的团队会议是公司管理中的关键环节，通过明确会议主题和议程，邀请适当的与会人员，设定合适的会议时间和地点，达到找到问题、分析问题、解决问题部署工作的会议目的。
通过合理运用会议组织和开会技巧，团队成员可以更好地利用团队会议的平台，加强团队的合作和沟通，推动工作的进展，实现工作目标的成功。
作者：陈朝晖
排版：赵尉婷
校稿：朱黎婵
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